Organiseer het met Boekingen

 ongeveer 7 minuten lezen

Wie had gedacht dat boekingssystemen onderdeel zouden zijn van het gevechtsplan?

Eerste keer? Je bent niet de enige. Dit is ook onze eerste pandemie. Zelfs bedrijven die voorop in de strijd gaan, begeven zich in onbekende wateren.

Het navigeren van deze wateren is een uitdaging op meerdere fronten gebleken.

Social distancing maatregelen worden in overvloed gebruikt om te helpen bij het tegengaan van de verspreiding, maar het blijkt dat wij een ander wapen in ons arsenaal hebben dat nogal onverwachts maar erg handig blijkt te zijn.

GGD Test & Trace

Test & Trace is een strategie van de overheid om Covid19 in de gaten te houden. Het werkt door het indentificeren en isoleren van mensen die misschien in contact zijn geweest met het virus, om zo uiteindelijk verspreiding tegen te gaan.

Om dit te ondersteunen, moeten sommige bedrijven bezoekersdata verzamelen. Momenteel is het niet een juridische verplichting, maar het is voor iedereen het beste als we allemaal zoveel mogelijk doen om elkaar te beschermen, de verspreiding tegen te gaan en zo het risico op nieuwe maatregelen te verkleinen.

Welke gegevens zijn nodig?

Heb je even?

Natuurlijk zijn een datum en het tijdstip van het bezoek belangrijk. Een extra bonus is de tijd waarop je vertrekt. Dit is gemakkelijker als de boeking bepaalde tijdslots aanbiedt. Maximale tafeltijd in een restaurant, dierentuin, karten. Misschien wel een stuk lastiger voor een cafe of kroeg.

Kom je hier vaker?

Dit kan de naam van de hoofdboeker zijn voor een groep mensen.
Echter, het is belangrijk om de grootte van de groep te weten.

Zou ik je nummer mogen, oh huh?

Een telefoonnummer helpt het test & trace team. Dit voorkomt het gebruik van speurhonden. Nogmaals, het telefoonnummer van de hoofdboeker is voldoende.

Zijn we vanaf nu een setje?

In een situatie waarin er maar met één medewerker contact is (bijvoorbeeld één kapper), is het verstandig hier notitie van te maken. Dit wordt nog gemakkelijker met boekingssystemen waarbij je een naam invult van de klant, zoals een kapper over het algemeen doet.

Veel van de bedrijven die opereren in deze gebieden hebben misschien al iets van een boekingssysteem beschikbaar. Voor henn zal de transitie vooral gericht moeten zijn op het sturen van mensen richting een ‘altijd eerst boeken’ richting. ‘Sorry, niet welkom zonder reservering”-achtig iets.

Voor nu, vinden de mensen die er verstand van hebben, dat we het zo moeten doen. “Als je dit nog niet doet, moet je het doen op te vechten tegen het virus.”
Gevechtspraat.

OK, laten we dit virus aanpakken

Dus, wat geldt er voor de rest van ons? Wat gebeurt er als we geen flitsende boekinssystemen of ritzy reserveringstool hebben? Vrees niet mijn vriend. De oplossing hoeft niet het einde van de wereld te zijn. Een aantal simpele en elegante ideeën zouden de oplossing kunnen zijn.

Boekingen

Slimme bedrijven profiteren al langer van boekingen om te helpen bij het managen van hun workflow en het aanmoedigen van online conversies. Zelfs het maken van online boekingen voor gratis advies en afspraken helpt bij het vertrouwen dat prospects nodig hebben om een vervolgstap te maken.

Boek je een kamer, ruimte, tafel, tijdslot of afspraak? Of wil je het aantal bezoekers limiteren voor een bepaald moment? Je boekingssysteem kan een handig ding zijn. Maar voordat je begint, stel je zelf eens de volgende vraag.

“Wil je een boeking maken? Of wil je een boeking aanvragen?”

Boeking maken

Oplossingen waarbij het systeem een boeking maakt, leunen op voorgeprogrammeerde beschikbaarheid. Simpel gezegd, jij moet het systeem vertellen welke tijden beschikbaar zijn om te boeken. Op die manier kan het systeem de beschikbare momenten aanbieden aan bezoekers van je website.

Je kan een boekingssysteem nemen dat onafhankelijk werk van je website (en je website kan er gewoon tegen ‘praten’). Of je neemt een systeem dat je op je website plaatst. Als mensen persoonlijk of per telefoon boeken is dat geen probleem, een goed systeem laat je gemakkelijk updaten via de back-end.

Jij hebt volledig controle over de beschikbaarheid en kan beslissen of je (gedeeltelijk) vooraf betaald wil worden, of niet.

Boeking aanvragen

‘Een boeking aanvragen’ werkt iets anders. Het is iets gemakkelijker om op te zetten. Er is over het algemeen een kalender met tijdsloten en alle beschikbare opties die je zou verwachten. Echter, wanneer de gebruiker online boekt, zal er een notificatie verzonden worden aan het bedrijf. Het bedrijf kan vervolgens de beschikbaarheid controleren en reageren per e-mail, appje of telefonisch, om de boeking te bevestigen. Of om deze op een ander moment plaats te laten vinden als er geen mogelijkheid beschikbaar is.

Misschien dat dit meer flexibiliteit biedt voor bedrijven. Maar de andere kant is dat het meer administratieve handelingen vraagt. Wij hebben er geen twijfel over dat je het al druk genoeg hebt, dus misschien is het slimmer om wat slimme tech het zware werk te laten doen.

Welke oplossing je voorkeur ook heeft, voor test & trace (en jouw toekomstige marketing-zelf), je kan om alle gegevens vragen die je nodig hebt tijdens het afrekenen. Sla hier echter niet te ver in door. Less is more voor online formulieren. Vraag advies over hoe jij het beste een gebruiksvriendelijk online formulier moet maken.

En als we het toch over formulieren hebben, dit brengt ons bij een andere toffe suggestie…

Registratieformulieren

Sommige locaties maken gebruik van een ouderwets gastenboek. Erg praktisch.

De meeste bedrijven zullen echter iets hoger mikken. Een digitaal ‘Gastenboek’ in de vorm van een simpel formulier op een webpagina die gasten gebruiken om aan te geven dat ze er zijn.

Bezoekers kunnen deze laden op hun telefoon, de nodige gegevens invullen en indienen. Maak gebruik van een eenvoudige url, of plaats een QR code die ze direct naar de juiste pagina brengt. Tof gedaan.

Telt AVG nog tijdens een pandemie?

BEDRIJF: “Ah, Ik kan me jou herinneren. Van voor dat hele COVID ding, toch? Hoe gaat het met je?”
AVG: “Ja, ik ben er nog steeds. Stilletjes op de achtergrond doe ik mijn ding.”

Oke, we hebben nu een flinke lading extra klantgegevens, die mogen we vast voor marketing gebruiken, toch?
Erm, nee. Nee, dat mag niet.

Of in ieder geval niet tenzij men zelf toestemming heeft gegeven om de data te mogen gebruiken. Als je data verzamelt, is het niet erg om naar een e-mailadres en toestemming te vragen. Je hebt alleen een checkbox nodig en een klein stukje tekst waarin je uitlegt wat je met hun gegevens doet en waar je ze voor gaat benaderen (nieuws, aanbiedingen, aankondigingen, etc). Wie kan dat weerstaan, niemand toch?

Doe het allemaal transparant en dit zal leiden naar nieuwe kansen. Maar verwacht niet dat je big data binnenhaalt.

Wat als ze ‘nee’ zeggen?

Jouw bedrijf moet mogelijk redelijkerwijs wat gegevens verzamelen om het werk uit te kunnen voeren.

Echter, klanten hebben het recht om niet mee te doen aan het hele Test & Trace verhaal als ze daarvoor kiezen. De richtlijnen bepalen dat we moeten aanmoedigen om hun gegevens te delen en zo de verspreiding onder controle te krijgen. Vertel ze dat het goed is om te delen. Tenzij het bacteriën zijn. Dan liever niet.

En wat doen we met andere social distancing maatregelen?

Borden, schermen en hand desinfectiegel spelen allemaal hun eigen rol in het voorkomen en beschermen tegen de verspreiding van het virus. Ze kunnen daarnaast ook helpen bij het verwelkomen en geruststellen van collega’s en klanten.

Bekijk eens onze COVID producten en laat je terugbellen door één van onze lokale studio’s.